Od początku tego roku otrzymujemy od naszych klientów bardzo dużo pytań związanych ze sposobem ewidencjonowania faktur wystawionych do paragonów. Najczęściej pytania te pojawiają się w kontekście nowych regulacji dotyczących konieczności przekazywania tzw. plików JST.

Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą detaliczną co do zasady prowadzą ewidencję swojego obrotu gospodarczego przy użyciu kas fiskalnych. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego musi zostać udokumentowana paragonem fiskalnym. Podatnicy niekorzystający ze zwolnień z kas muszą więc wystawiać paragony do każdej takiej transakcji. Ponadto, na żądanie nabywcy, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż ujętą na paragonie fiskalnym, jeżeli takie żądanie zgłoszone zostało w terminie 3  miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy sprzedaży.

Gdzie jest problem? Otóż, stosownie do treści art. 82 par. 1b Ordynacji podatkowej, obecnie praktycznie wszyscy podatnicy VAT czynni (z wyjątkiem m.in. mikroprzedsiębiorców) mają obowiązek przesyłania swoich rejestrów VAT w formacie JPK do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pytanie więc, czy w tego typu rejestrze powinny znaleźć się również faktury wystawione do paragonów? Ponadto, od 1 stycznia 2017 roku zmianie uległa również treść art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, co również ma pewne przełożenie na sposób przygotowywania rejestrów.

Do tej pory zdecydowana większość detalistów postępowała w następujący sposób:

  • sprzedaż dokumentowana była na kasie fiskalnej;
  • jeżeli klient chciał otrzymać fakturę, to była ona wystawiana na żądanie a w zamian klient oddawał paragon;
  • sprzedawca nie ujmował takiej faktury w rejestrze VAT ponieważ sprzedaż ta była już wykazana w rejestrze fiskalnym (paragon otrzymany od klienta podpinany był jedynie pod egzemplarz faktury u sprzedawcy).

Powyższy sposób postępowania był powszechny i fiskus nie zgłaszał jakichkolwiek uwag do takiego podejścia. Sytuacja zmieniać się zaczęła z końcem zeszłego roku. Wynikało to z konieczności przygotowywania plików JPK, a konkretnie plików JPK - Faktury VAT (JPK_FA) oraz JPK - Ewidencje zakupów i sprzedaży VAT (JPK_VAT). Pojawiły się bowiem pytania czy faktury wystawiane do paragonów powinny być również uwzględniane w powyższych plikach JPK.

Minister Finansów w broszurze informacyjnej dotyczącej JPK_VAT(2) stwierdził, że „Faktury wystawione do paragonów nie muszą być wprowadzane do JPK_VAT”. Takim stwierdzeniem, prawdopodobnie nieumyślnie, Minister wywołał niemałe zamieszanie.

Przede wszystkim wyróżnić należy dwa odrębne przypadki wystawienia „faktur do paragonów”:

  1. faktura wystawiona do paragonu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej;
  2. faktura wystawiona do paragonu na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub na rzecz spółki (podatnika VAT).

Dlaczego to rozróżniamy? Otóż w pierwszym przypadku ustawodawca bezpośrednio przewidział taką możliwość w art. 106h Ustawy o VAT. Chodzi tu o sytuację, gdy sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej czyli na podstawie art. 111 ustawy o VAT. Pamiętać jednak należy, że przy zastosowaniu kasy fiskalnej należy ewidencjonować obrót na rzecz:

  • osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
  • rolników ryczałtowych.

Tak więc sprzedaży na rzecz ww. osób, które zażądały wystawienia faktury, nie trzeba wykazywać w ewidencji VAT, bowiem skutkowałoby to dwukrotnym zaewidencjonowaniem tej samej sprzedaży. O takie też faktury chodziło Ministrowi Finansów w zacytowanej broszurze ponieważ nie będzie ich w pliku JPK_VAT.

Natomiast w przypadku faktur wystawianych do paragonów na rzecz podatników VAT, należy postępować odmiennie. Takie transakcje w ogóle nie powinny być ewidencjonowanie na kasie fiskalnej ponieważ są one dokonane na rzecz podmiotów gospodarczych. Oznacza to, że konieczne jest wykazanie ich w rejestrze VAT, a co za tym idzie również w pliku JPK_VAT. Wiąże się to niestety z koniecznością usunięcia ich z ewidencji fiskalnej (kasy fiskalnej) i ujęciem w rejestrze faktur. W tym również celu zmieniona została treść art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, aby rejestr VAT zgodny był z ze struktura logiczną JPK_VAT.

Powyższe oznacza niestety, że w przypadku konieczności wystawienia faktury do paragonu dla podatnika VAT, aby uniknąć podwójnego opodatkowania konieczne będzie:

  • pomniejszenie obrotu wynikającego z ewidencji kasy rejestrującej o obrót ze sprzedaży dokonanej na rzecz podmiotów gospodarczych;
  • zaewidencjonowania tej sprzedaży w rejestrze VAT z którego będzie można wygenerować plik JPK_VAT.